Оголошення про тендер на організацію конференції

 

Громадська організація Вінницька міська організація соціального розвитку та становлення окремих мало захищених категорій молоді «Паросток» оголошує тендер на вибір постачальника послуг з організації чотириденної підсумкової конференції проєкту «Соціальна згуртованість в дії», який реалізується в межах програми «Спроможні та сильні», що впроваджується Фондом Східна Європа за сприяння Швейцарії.

Дата оголошення про тендер: 26.11.2025 р.

Термін подання тендерних пропозицій: до 12:00,  16.12.2025 р.

Предметом закупівлі є послуги з організації підсумкової чотириденної підсумкової конференції проєкту.

У межах х організації заходу потрібно  забезпечити учасників та учасниць безпечними та комфортними умовами проживання, харчування, орендою конференц – зали та мультимедійного обладнання.

Приміщення, у якому буде проведено захід має відповідати принципу інклюзивності для забезпечення рівноправної участі маломобільних груп населення у заході.

Період виконання послуг:  15-18 січня 2026 р.

Організація заходу включає:

• Підбір місця для проведення тренінгу – очікується, що архітектурно-доступне приміщення готелю буде розташоване поблизу  м.Вінниця або в м.Вінниця; клас готелю не менше  три зірки.
• Оренду приміщення конференц-зали місткістю до 30 осіб та необхідного мультимедійного обладнання, а саме мультимедійних проекторів для проведення заходу– 3 дні;
• Організацію проживання учасників (кількість осіб для поселення – 26; двомісних номерів – 8, тримісних – 3, інклюзивний номер – 1; кількість ночей – 3; по умовах проживання номери повинні відповідати рівню не менше  3 зірки.
• Харчування 26 осіб (3 сніданки на одну особу, 4 обіди на одну особу, дві кава-паузи на день на одну особу,  3 вечері на одну особу).

Просимо в комерційній пропозиції окремо розписувати окремо всі позиції надання послуг: «оренда приміщення та мультимедійного обладнання, організація проживання учасників, організація обіду, організація вечері, організація каво-паузи, тощо».

Просимо надати вартість з розрахунку ціни за проживання 1 особи за 1 добу та вартість оренди приміщення та мультимедійного обладнання за 1 день.

Просимо надати вартість харчування учасників з розрахунку ціни за харчування 1 особи учасника тренінга, та меню до кожного виду харчування.

Вимоги до постачальника послуг – учасника тендеру

До участі у тендері запрошуються суб’єкти підприємницької діяльності, належним чином зареєстровані згідно із законодавством України: постачальники, що мають  досвід роботи у відповідній сфері, відповідні КВЕД для надання послуг та можливість надати оригінали супроводжуючих документів з печаткою та підписом (договір надання послуг, рахунок,  кошторис, меню).

Для участі у тендері, просимо учасників тендеру надати організатору наступні документи:

– Копія документу, що підтверджує державну реєстрацію;

– Копія документу, що підтверджує податковий статус;

– Комерційна пропозиція згідно наведеного опису транспортних послуг, підписану та завірену печаткою за наявності;

– Деталізоване меню.

Істотні критерії (умови) відбору тендерних пропозицій:

– Відповідність учасника кваліфікаційним вимогам тендерного оголошення;

– Відповідність поданих документів умовам тендерного оголошення;

– Прийнятна ціна, умови оплати та умови надання послуг

Методика обрання переможця тендерних пропозицій:

Серед поданих комерційних пропозицій Тендерна комісія ВМОСРСОМКМ «Паросток»  відбирає комерційні пропозиції, які подані згідно вимог, вказаних у цьому оголошенні. З відібраних комерційних пропозицій Тендерна комісія ВМОСРСОМКМ «Паросток» обирає пропозицію з найкращим співвідношенням ціни та якості. Реалізацію послуг буде доручено постачальнику, який вніс технічно прийнятну пропозицію з найнижчою ціною. Пропозиція вважається технічно прийнятною, якщо вона відповідає наступним мінімальним технічним критеріям: усі вищезгадані документи, що повинні супроводжувати цінову прропозицію, було надано, запропоновані послуги відповідають необхідним вимогам.

Визначення переможця даної процедури закупівлі відбудеться протягом 3 (трьох) робочих днів з дати закінчення строку подання комерційних пропозицій.

Результати процедури закупівлі будуть повідомленні всім учасникам не пізніше 3 (трьох) робочих днів з дати закінчення строку подання комерційних пропозицій шляхом надсилання відповідних повідомлень всім учасникам закупівлі електронною поштою.

В разі зацікавленості, просимо заповнити і надіслати нам Цінову пропозицію, складену українською мовою, підписану уповноваженою особою учасника та засвідчені печаткою (за наявності) та у відсканованому (електронному вигляді, у форматі PDF) надіслати  до 12:00  години 08.12.2025 року на електронну адресу buhparostok@ukr.net  Тема: «КОМЕРЦІЙНА ПРОПОЗИЦІЯ».

Додаткові застереження:

Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) бере до уваги та погоджується з тим, що організатор тендеру залишає за собою право вимагати від учасника тендеру додаткові документи та/або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень документів вимогам та умовам цього тендерного оголошення.

Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру), надсилаючи документи для участі у загальній процедурі (відкритому тендері) за цим тендерним оголошенням, підтверджує своє розуміння та згоду з тим, що організатор тендеру може відхилити його тендерну пропозицію у випадку, якщо пропозиції інших учасників міститимуть більш вигідні умови, та що організатор тендеру не обмежений у прийнятті будь-якої іншої пропозиції з більш вигідними для нього умовами.

Цінові пропозиції, мають бути чинними та не підлягатимуть внесенню змін з боку учасників конкурсу, що їх подали, до повного завершення надання послуг.